Overwin obstakels bij digitalisering

Als reden om te digitaliseren noemen de respondenten van het onderzoek efficiëntie, het verlichten van administratieve lasten en het beheren van gegevens op één centrale plek. Hoewel de voordelen groot zijn, ziet menig MKB’er nogal wat beren op de weg als het gaat om het implementeren van digitale oplossingen. De meest genoemde drempels zijn tijd (42%), financiële middelen (32%), capaciteit (30%), kennis (24%) en de competentie van medewerkers (18%). De weg naar digitalisering is echter niet zo hobbelig als je misschien denkt.

Begin bij het begin: breng de huidige situatie in kaart

De mogelijkheden van digitalisering zijn oneindig, dus de eerste stap is het kiezen van de processen die je graag wilt digitaliseren. Vraag je af welke processen omslachtig zijn, veel tijd kosten en medewerkers frustreren. Een pijnpunt in veel organisaties is bijvoorbeeld het archiveren van documenten. 22% van de ondernemers geeft dan ook aan dat het digitaliseren van het archief hoog op de agenda staat. Het digitaliseren van een dergelijk werkproces begint bij het in kaart brengen van de huidige informatiestromen en processen. Maak een overzicht van de voor- en nadelen van het huidige werkproces, analyseer de knelpunten en breng in kaart hoeveel tijd de processen kosten.

Maak inzichtelijk hoeveel tijd en geld je kunt besparen

Wanneer je een werkproces in kaart hebt gebracht, kan het echte werk beginnen. 16% van de ondernemers wil graag inzicht in de kosten van digitalisering versus het rendement krijgen. Want wanneer ga ik mijn investering eruit halen? De volgende stap is dan ook het analyseren van de kosten van de geplande digitalisering en de mogelijke besparing. Reken daarom voor de belangrijkste werkprocessen uit wat de kosten zijn. Denk aan tijd, personeelskosten, opslagkosten en alle andere kosten die met het proces gepaard gaan. Op het eerste gezicht simpele handelingen kunnen uiteindelijk flink in de papieren lopen. Zo kost het scannen van een factuur maar 30 seconden, maar als die taak meerdere keren per dag herhaald dient te worden, verandert dat al gauw in een dagtaak.

“Digitalisering kan helpen om het scannen terug te brengen van 30 naar 2 seconden en dat scheelt niet alleen tijd, maar ook personeelskosten.”

Onderschat je eigen kracht niet

Als MKB’er is het een behoorlijke uitdaging om op te boksen tegen de grote spelers in je markt. Waar grote bedrijven profiteren van hun omvang en vaak IT-specialisten in huis hebben, heb je het als MKB met een stuk minder mankracht te doen. Daarin zit tegelijkertijd ook de kracht van kleine bedrijven: ze zijn een stuk flexibeler en meer agile. Het feit dat er minder personeel is en de lijntjes korter zijn, maakt dat kleine bedrijven vaak een stuk wendbaarder zijn. Dat maakt het makkelijker te innoveren en op marktkansen te reageren. Laat je bij het digitaliseren dan ook niet ontmoedigen door je bedrijfsgrootte, maar zie het als een kans.

Schakel extra handjes en kennispartners in

De boekhouding besteed je uit, de personeelsadministratie laat je over aan de HR-manager en voor de schoonmaak huur je een externe partij in. Je kunt als MKB’er niet van alle markten thuis zijn, dus is het inhuren van externe partners helemaal niet gek. 12% van de MKB’ers geeft aan behoefte te hebben aan extra handjes bij het toepassen en implementeren van digitale oplossingen en 12% zou graag advies inwinnen bij een externe partij. Aarzel dan ook niet om hulp van kennispartners in te schakelen wanneer je wilt gaan digitaliseren. Zij kunnen je alles vertellen over de naadloze aansluiting tussen zakelijke toepassingen, innovatieve technologieën en tegelijkertijd geautomatiseerde werkprocessen voor je installeren.

Maak je werknemers klaar voor hun digitale werkplek

Mensen houden over het algemeen niet van verandering. Het verruilen van je bureau voor een digitale werkplek kan dan ook even wennen zijn. Wees dus niet verrast als medewerkers niet direct staan te juichen wanneer je hen vertelt over je plannen om te digitaliseren. Leg uit hoe de digitalisering hen in hun werkzaamheden kan helpen en zorg dat iedereen met de nieuwe oplossing vooruit kan. Koppel de ICT’ers uit jouw organisatie bijvoorbeeld aan medewerkers die wat ondersteuning kunnen gebruiken. En realiseer je ook dat digitalisering op de lange termijn bijdraagt aan jouw imago als werkgever.

Ben je van plan om te gaan digitaliseren? Laat je dan dus zeker niet afschrikken door mogelijke hobbels op de weg. Met de juiste voorbereiding is digitalisering ook heel geschikt voor het MKB en kun je veel tijd en geld besparen.

The post Overwin obstakels bij digitalisering appeared first on Werktrends.

Van archief naar papierversnipperaar

Post, printjes, facturen en een hand-out van de presentatie: je bedrijf wordt dagelijks overspoeld met papier. Digitalisering kan uitkomst bieden in dit oerwoud van papier. Gedigitaliseerde werkprocessen voorkomen dat je kantoor verandert in een papieropslag en verhogen de inzichtelijkheid en efficiëntie. Uit onderzoek blijkt dat 22% van de MKB’ers documenten en dossiers wil gaan digitaliseren. Nog eens 10% heeft hier geen concrete plannen voor, maar vindt dit wel noodzakelijk. In dit artikel leer je hoe de inzet van gedigitaliseerde werkprocessen je hierbij kan helpen, zodat bestaande papieren rechtstreeks in de versnipperaar kunnen verdwijnen.

Zo simpel is het: de workflow achter digitaal documentenbeheer

80% van de ondernemers ervaart drempels bij het digitaliseren van het bedrijf. Zo denkt 24% over onvoldoende kennis te beschikken. 17% gelooft dat het ontbreken van een IT-afdeling een drempel vormt bij het implementeren van digitale tools. Het opzetten van een workflow voor het digitaliseren van je archief is echter eenvoudiger dan je denkt. Een scanner, de juiste software en voldoende digitale opslagruimte zijn noodzakelijk voor digitaal documentenbeheer. De workflow start met het invoeren van de documenten. Dat kan door de documenten in te scannen of te sturen naar een centrale mailbox. Vervolgens wordt het document verwerkt met behulp van handige software. Dankzij Optical Character Recognition kan de software automatisch standaard formats, zoals facturen, herkennen en invoeren. Dat scheelt een hoop handmatig werk! Zodra de data is verwerkt wordt deze opgeslagen op een logische plek, zodat facturen en notulen niet in hetzelfde mapje terechtkomen en je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Je beslist zelf of je de data opslaat op een interne server of in de cloud.

Sneller en efficiënter werken met een goede workflow

MKB’ers geloven dat digitalisering de grootste impact heeft op bedrijfsprocessen (30%). Terecht, want met digitaal documentenbeheer verminder je niet alleen de stapels papier op je bureau, maar zorg je ook voor snellere en efficiëntere werkwijzen. Door al je documenten op te slaan in een digitaal archief kun je informatie eenvoudiger terugvinden. Op die manier krijgen medewerkers sneller toegang tot informatie en kunnen ze makkelijker informatie onderling uitwisselen. Dat zorgt voor snellere interne communicatie en een kortere reactietijd bij klantcontact. Bovendien maakt het centraal opslaan van documenten het makkelijker data te analyseren en verkleint automatisch inscannen de kans op fouten. Zeker wanneer je kiest voor softwareoplosssingen die je data automatisch verwerken. Bijkomend voordeel van het werken met een digitaal archief is dat je werkplek compleet plaats onafhankelijk wordt, wat voor veel werknemers een groot pluspunt is.

Achter slot en grendel: veilige dataopslag

Het digitaliseren van je archief is een veilige manier om documenten op te slaan. Data is één van de belangrijkste assets van je bedrijf en het veilig opslaan van documenten is cruciaal voor de bedrijfscontinuïteit. Door te kiezen voor centrale dataopslag, zoals in de cloud, verklein je de kans op het verliezen van gegevens. Daarnaast helpen geautomatiseerde workflows je te handelen volgens alle wet- en regelgeving rondom gegevensverwerking. De systemen laten zien wanneer documenten zijn aangemaakt, bewerkt en wie er toegang heeft tot de informatie. Op die manier kunnen controleurs snel inzicht geven in je gegevensbeleid en kun je eenvoudig voldoen aan de AVG-norm.

Al met al is het digitaliseren van je archief een krachtig middel om de papierstapel terug te dringen, efficiënter te werken en data veilig te stellen. Met de hulp van een specialist is het opzetten van een digitale workflow bovendien eenvoudiger dan je denkt. Op die manier kan je papier direct naar de versnipperaar!

The post Van archief naar papierversnipperaar appeared first on Werktrends.

Onderzoek Ricoh: Helft MKB’ers heeft geen tijd om te digitaliseren

’s-Hertogenbosch, 24 oktober 2019 – Maar liefst 80 procent van de Nederlandse MKB’ers slaagt er onvoldoende in om hun bedrijfsprocessen te digitaliseren. Onder meer gebrek aan tijd en financiële middelen zorgen ervoor dat MKB’ers veel digitaliseringskansen laten liggen. Dit blijkt uit onderzoek in opdracht van Ricoh.

De drie grootste drempels voor het doorvoeren van de benodigde digitalisering zijn gebrek aan tijd (42%), financiële middelen (32%) en capaciteit (30%). Daarnaast maken MKB’ers zich zorgen over de benodigde kennis, competenties van medewerkers en het ontbreken van een IT-afdeling. MKB-ondernemingen hebben vooral behoefte aan inzicht in de kosten versus het rendement dat de digitalisering gaat opleveren (16,1%). Ook willen ze graag extra handjes bij het toepassen van digitale oplossingen (12,3%) en advies van een externe partij over de te zetten stappen (11,6%).

Belang van digitaliseren

Hoewel MKB’ers drempels ervaren om te gaan digitaliseren, onderschrijft 82,6 procent van de ondervraagden wél het belang ervan. De voornaamste redenen om te digitaliseren zijn efficiënter werken, het verlichten van administratieve lasten en het centraliseren van informatie. Opvallend is dat ondernemers vooral investeren in het digitaliseren van administratie. Momenteel worden met name facturen (84%) en personeelsadministratie (72%) gedigitaliseerd. Dat wijst erop dat de kansen van digitalisering onvoldoende worden benut. 43 procent van de MKB’ers heeft bijvoorbeeld nog niet geïnvesteerd in de cloud, terwijl dit een veilige en toekomstbestendige manier van digitaliseren is. Ook het digitaliseren van het documentenarchief staat niet hoog op de agenda: slechts 22 procent is van plan dit op korte termijn aan te pakken.

Maurits Aalders, Marketing Director bij Ricoh Nederland: “Dit onderzoek benadrukt dat MKB’ers nog onvoldoende gebruik maken van de mogelijkheden van digitalisering. Ondernemers zijn vaak in de veronderstelling dat digitaliseren tijdrovend en kostbaar is en alleen rendabel voor grote bedrijven. Dat is een gemiste kans, want slimme oplossingen kunnen juist MKB’ers helpen tijd en geld te besparen bij administratieve taken en gegevensopslag. Op die manier kunnen ze zich focussen op wat er echt toe doet: het bedrijf laten groeien. En sterker nog: digitalisering biedt bedrijven ook de kans om meer met hun data te doen. Verbeterde inzichten zorgen niet alleen voor meer efficiëntie, maar ook voor nieuwe businesskansen.”

Download hier het volledige onderzoeksrapport en ontdek in hoeverre MKB ondernemers bezig zijn met digitalisering.

Over Ricoh

Ricoh laat mensen beter en makkelijker werken en leven. We helpen klanten informatie en documenten effectiever organiseren en creëren. Veilig, sneller, slimmer en duurzaam. Al meer dan 80 jaar doen we dat met document management solutions, IT services, communication services en commerciële en industriële printoplossingen.

Met het hoofdkantoor van de Ricoh Group in Tokio, is het bedrijf actief in meer dan 200 landen en regio’s. In het financiële jaar dat eind maart 2019 afliep, realiseerde de Ricoh Group wereldwijd een verkoopomzet van 2.013 miljard yen (ongeveer 18.1 miljard USD).

Ga voor meer informatie naar http://www.ricoh.nl

Voor meer informatie:
Afdeling Communicatie, Ricoh Nederland: communicatie@ricoh.nl

Volg ons!
Twitter: @RicohNL
LinkedIn: RicohNetherlands
Facebook: ricohnederland
YouTube: ricohnl
Blog: WerkTrends.nl

Robotics Centre of Excellence: hoe regel je de governance?

Wil je als organisatie robotiseren op basis van Robotic Process Automation (softwarerobots)? En doe je dit via een Centre of Excellence? Voor een succesvolle uitrol is het van belang om tijdig na te denken over de governance. Zéker als je na verloop van tijd tientallen of misschien wel honderden robots in productie neemt.

Een Centre of Excellence (CoE) is een inhouse centrum waar alle kennis over robotisering samenkomt. Hier werken business owners en IT-experts samen aan robotisering. Veel grootzakelijke organisaties kiezen hiervoor. Een Centre of Excellence biedt onder meer overzicht en structuur als je een groot aantal robots in productie hebt.

Governance: besturingsmodel vanuit de organisatie

Zodra je start met robotisering is het zaak om na te denken over de governance: het besturingsmodel vanuit de organisatie. Wie ken je welke rollen toe? Wie heeft welke bevoegdheden? Welke autorisaties geef je de robots? En welk plan treedt in werking als er een robot stilvalt? Kortom: duidelijke werkafspraken. Wie doet wat? Waarom? En op welk moment?

Rollen toekennen

Denk allereerst goed na over de rollen rondom de uitvoering. Wie gaat de robots bouwen? Vaak zijn dit medewerkers uit de business met inhoudelijke proceskennis of CoE-medewerkers met meer technische kennis. Het CoE is tegelijk de plek waar de business terecht kan voor vragen en technische knowhow. Bepaal ook wie de robots gaat beheren en wie verantwoordelijk is voor de continuïteit van de robots, als zij eenmaal in productie zijn.

Testomgeving versus productieomgeving

Maak ook een plan over hoé je de robots gaat bouwen en in productie gaat brengen. Mijn advies: richt altijd een testomgeving in, waarin je de robot bouwt en test. Doe dit niet rechtstreeks in je productieomgeving. Als er dan iets misgaat kan het zijn dat de robot realtime data wijzigt. In een testomgeving kun je jouw robots in alle rust bouwen en testen.

Controle en 4-ogenprincipe

Waar robots worden gebouwd, vindt ook controle plaats. Hoe regel jij dit straks? Veel organisaties passen het ‘4-ogenprincipe’ toe: tijdens het businessproces controleren collega’s het werk van elkaar, elke keer als een activiteit plaatsvindt. Bij de robot vindt bijvoorbeeld een controle plaats tijdens het bouwen en testen. De business test de juiste werking van de robot, terwijl medewerkers uit het CoE de robot checken op code en standaarden. Zo minimaliseer je het risico op fouten.

Useraccounts en autorisaties

Net als een menselijke collega heeft een softwarerobot ook een useraccount nodig om zijn taken te kunnen uitvoeren. Hierin is ook een keuze te maken. Gebruik je één useraccount voor meerdere robots? Dan moeten de toegewezen rechten aan dat useraccount álle te robotiseren processen ondersteunen. Het beheer van je user accounts wordt daarmee eenvoudiger. Een kanttekening is dat de user wellicht met méér dan één sessie ingelogd moet kunnen zijn. Tenzij de robots na elkaar kunnen draaien. Zorg dat je een weloverwogen beslissing maakt die past bij de beleidsvisie van jouw organisatie.

Plus: houd hierbij ook rekening met compliance. Het kan zijn dat wet- en regelgeving specifieke eisen stelt aan de verantwoording.

Uitvalscenario

Geef je een softwarerobot een opdracht, dan kan hij non-stop doorwerken en deze taak oneindig vaak herhalen. Toch kan er een kink in de kabel komen. Bijvoorbeeld als het proces verandert. De robot blijft dan het oude proces volgen dat niet meer valide is. Hij krijgt waarschijnlijk onjuiste input en genereert foutieve output. Leg voor dit soort situaties een uitvalscenario en escalatieplan vast. Welke acties neem je als de robot zijn werk niet meer goed kan uitvoeren? Wie neemt de werkzaamheden over van de robot? En wie zorgt ervoor dat de robot zo snel mogelijk weer operationeel wordt? Een belangrijk onderdeel van de governance.

Naamgeving

Maak tot slot ook afspraken over de namen van de robots. Zodat je een specifieke robot altijd eenvoudig terugvindt. Geef elke robot bijvoorbeeld een naam met daarin de naam van de applicatie en het proces waarin hij betrokken is. Bijvoorbeeld: HR_InhuurExtern. En zorg dat de opbouw van de naam voor elke robot hetzelfde is.

Succesvol robotiseren

Dus: start je met robotisering? In de begin- of testfase is governance waarschijnlijk (nog) niet je focus. Toch is het raadzaam om hierover al vanaf het allereerste begin na te denken. Zo ben je goed voorbereid als het aantal robots na verloop van tijd (explosief) groeit.

The post Robotics Centre of Excellence: hoe regel je de governance? appeared first on Werktrends.

Betere bedrijfsresultaten met digitaliseren

Je werknemers hebben bepaalde verwachtingen op technologisch gebied waar jij aan zult moeten voldoen. Geef je ze de juiste middelen in handen, dan zorg je voor meer productiviteit, betere samenwerking tussen teamleden en betere communicatie met klanten.

Betere bedrijfsresultaten met digitaliseren 1

Doe je dat niet, dan heb je kans op werknemers die het plezier in hun werk verliezen. Daar wordt het contact met je klanten niet beter van. En als de customer experience achterblijft, is er altijd wel een concurrent die de klant van je wil overnemen.

Hoe ziet digitalisering er voor jou uit?

Je moet zien te achterhalen op welke gebieden je digitalisering nodig hebt om je bedrijfsvoering aan te laten sluiten bij je bedrijfsstrategie,. Inclusief doelstellingen als bedrijfsgroei, kostenbesparingen, procesverbeteringen en specifieke projectdoelstellingen. Hoe doe je dat?

Als je de juiste stappen zet op weg naar digitalisering, nemen de agility en productiviteit van je werknemers toe en gaan ze beter met elkaar samenwerken. Waarom? Gewoon omdat het leuker wordt om bij jouw bedrijf te werken. Stel jezelf om te beginnen drie vragen: wat zijn je zakelijke doelstellingen, welke processen gebruik je momenteel en met welke technologie kun je die twee met elkaar in harmonie brengen? In dit artikel leggen we in drie stappen uit hoe jij van digitalisering een succes kunt maken.

1. Neem je documentbeheer onder de loep

Om van punt A naar punt B te komen, moet je eerst weten hoe punt A er precies uitziet. Daar kom je achter door allereerst onder de loep te nemen hoe er binnen jouw bedrijf met documenten wordt omgegaan. Hoe wordt er geprint? En hoe ziet het documentbeheer eruit? Kom je om in het papier? Staan door de hele organisatie overvolle archiefkasten? Aan de hand van dit soort vragen ontdek je in welk model voor digitale volwassenheid jouw bedrijf valt. Zo begrijp je beter hoever je bent in het digitaliseringsproces en welke koers je wilt varen. Misschien blijkt een van de volgende drie scenario’s op jouw situatie van toepassing te zijn:

  • Veel papier: voor het voortzetten van de core business wordt veel met de hand en op papier gedaan, waarbij wel iets van digitaal gegevensbeheer wordt gebruikt.
  • Digitaal: voor het stimuleren van opkomende business worden digitale technologieën en gegevens ingezet en krijgen je mensen inzichten waar ze iets kunnen.
  • Volledig digitaal: voor het verkrijgen van nieuwe business richt je je activiteiten, processen etc. zo in dat je de voordelen van digitale technologieën optimaal kunt benutten.

Geen bedrijf past qua digitale volwassenheid precies binnen een van deze drie kaders. Sommige moeten nog beginnen met het inscannen van hun papieren documenten. Zij doen alles nog met de hand en op papier. Andere hebben bepaalde processen al gedigitaliseerd en zijn al wat verder op weg.

Breng je documentprocessen in kaart

Je gaat dus bepalen hoe ‘volwassen’ je bedrijf is qua digitalisering door je huidige processen voor documentbeheer in kaart te brengen. Belangrijk is om hier je zakelijke doelstellingen naast te houden en aanbevelingen voor vervolgstappen op te stellen. Eigenlijk zou je al deze activiteiten als één stap kunnen zien. Als je nagaat hoe het er momenteel voor staat qua printen en documentverwerking, worden toekomstige zakelijke doelen ook ineens veel duidelijker. Je kunt overwegen een consultingteam in te schakelen met veel ervaring op het gebied van digitalisering. Deze mensen kunnen je helpen de bestaande situatie objectief te bekijken. Maar of je er nu een consultant bij betrekt of niet: door anders te gaan denken over technologie, ga je gaandeweg betere beslissingen nemen.

Digitaliseringsexperts begrijpen dat bedrijven weinig aan technologie hebben als die hun strategische activiteiten niet effectief ondersteunt en de innovatie ermee uitblijft. Door anders over technologie te gaan denken, ga je beter begrijpen wat technologie waard is voor het behalen van betere bedrijfsresultaten. Maar voordat je daaraan toekomt, moet je eerst weten welke route gegevens nu nog door je hele organisatie afleggen.

Kijk naar je huidige printinfrastructuur

Ga ook na in hoeverre de huidige printinfrastructuur de tijd van je IT-personeel opslokt. Bedrijven gebruiken hun printtechnologie vaak niet zodanig dat de processen daadwerkelijk efficiënter gaan lopen en IT’ers zich met relevantere zaken kunnen bezighouden. Misschien is het veel logischer om je printserver in te ruilen voor de cloud. Zo krijgen je medewerkers meer tijd voor activiteiten die bijdragen aan je bedrijfsstrategie. Als je printinfrastructuur zich al deels of in z’n geheel in de cloud bevindt en je je documenten rechtstreeks naar de cloud scant, heb je al een hoger volwassenheidsniveau dan een bedrijf dat al het printwerk lokaal verwerkt. Dit is een stap in de goede richting. Zodra je een goed beeld hebt van je huidige processen voor documentbeheer, kun je de mogelijkheden van verdere digitalisering gaan verkennen.

Betere bedrijfsresultaten met digitaliseren 2

2. Maak je processen efficiënter met digitale gegevens

Volgens onderzoeksbureau IDC beweert “87% van de directeurs dat digitalisering prioriteit heeft. Maar we zien vaak dat ze het ‘waarom’ niet begrijpen. Plat gezegd zien ze digitalisering alleen als een verzameling technologieën en oplossingen, niet als een middel waarmee ze naar hun zakelijke doelstellingen toe kunnen werken. De overtuiging dat je op zoek moet naar technologie ‘omdat het moet’ helpt je niet bij het achterhalen van de juiste technologie voor jouw bedrijf. Voordat je op zoek gaat naar de juiste technologie, moet je jezelf het volgende afvragen:

  1. Hoe kunnen we gegevens beter benutten om ervoor te zorgen dat onze technologie beter werkt en onze werknemers sneller kunnen handelen?
  2. Welke handmatige processen kunnen we automatiseren, zodat onze mensen meer tijd hebben voor activiteiten die bijdragen aan de bedrijfsstrategie?
  3. Hoe krijgen we een digitale werkplek van de grond waarmee onze medewerkers analytischer, flexibeler, innovatiever en creatiever worden?

Aan de hand van de antwoorden op deze vragen vormt er zich een toekomstbeeld van gebruiksvriendelijke documentprocessen door je hele organisatie heen. Met dat beeld voor ogen ga je bepalen hoe je je gegevens idealiter zou digitaliseren op een manier die de gebruikersprocessen van begin tot eind ten goede komt. Hieronder gaan we wat dieper in op de bovenstaande vragen:

Vraag 1: Bepaal of je bedrijf voldoende in staat is de core business voort te zetten en te behouden. Tegenwoordig moeten we ideeën en informatie razendsnel kunnen uitwisselen, maar daar is het klassieke kantoor niet op ingericht. Uit het antwoord op de eerste vraag kun je opmaken op welke punten snel handelen er voor jouw business het meest toe doet. Zo achterhaal je welke informatieprocessen wat meer efficiëntie kunnen gebruiken.

Vraag 2: Ontdek hoe je opkomende business kunt bevorderen. Hiervoor moeten medewerkers op locatie én op afstand de mogelijkheid krijgen flexibeler te handelen en tijd hebben voor activiteiten die bijdragen aan je bedrijfsstrategie. Je geeft ze die vrijheid door handmatige processen te automatiseren. Als je in kaart hebt gebracht welke processen moeten worden geautomatiseerd, dan kun je gaan kijken naar samenwerkingshulpmiddelen waarmee je werknemers vrijer met elkaar én met je klanten van gedachten kunnen wisselen.

Vraag 3: Uiteindelijk moet je bepalen hoe je in de toekomst voor nieuwe business wilt zorgen. Dat doe je door je medewerkers de digitale ondersteuning te geven die ze nodig hebben om ideeën met elkaar uit te wisselen en innovatiever te werk te gaan. Met alle werkplekoplossingen van nu kun je de productiviteit voor een groot deel aan de technologie overlaten en kunnen je medewerkers zich bezighouden met innoveren. Dit is een toekomstgerichte insteek: dankzij digitalisering kan je team beter aan jouw zakelijke doelstellingen werken.

Je kunt digitalisering ook als volgt zien: het is een stap waarmee je van trage, inefficiënte printprocessen overgaat op geoptimaliseerde workflows. Als je eenmaal hebt bepaald hoe je digitale gegevens het beste kunt opslaan en met je medewerkers en klanten kunt delen, ga je plannen hoe je deze gegevens kunt optimaliseren via gebruikersprocessen. Met andere woorden: je gaat plannen hoe je je team optimaal aan het werk krijgt.

3. Gebruik digitalisering om je team optimaal te laten presteren

Bij stap 2 heb je onderzocht hoe je werknemers gegevens op een efficiëntere manier kunnen gaan gebruiken. Bij stap 3 ga je kijken hoe je alle processen door je hele organisatie optimaal in kunt richten. Daarmee kun je namelijk:

  • Interne en externe medewerkers de tijd en middelen in handen geven om eenvoudiger en doeltreffender samen te werken.
  • Je werknemers beter en productiever laten werken met handige technologie die voor gestroomlijnde workflows zorgt.
  • Gegevens meten en informatie inzichtelijker maken voor werknemers, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Kies de juiste technologie

Hoe je precies naar deze stap kijkt, is belangrijk. Het gaat niet zozeer om het gebruik van de technologie zelf. Je wilt het gedrag van je werknemers beïnvloeden door processen te verbeteren met behulp van de juiste technologieën.

Beperk het aantal handmatige handelingen en maak je gegevensprocessen efficiënter. Dan maak je het verschil tussen de technologie thuis en op het werk kleiner – en reken je af met de frustraties onder je werknemers. Belangrijk is daarbij dat je je richt op het ‘hoe’ van de workflows: hoe moeten die processen precies veranderen om optimale resultaten te behalen? Het antwoord op die vraag leidt je naar de specifieke technologieën die aansluiten bij de unieke werkstijlen van je mensen.

Blijf de concurrentie voor

Heb je nog maar weinig tot niets gedaan aan digitalisering? Bedenk dan dat de economie van nu zwaar leunt op technologie. En bedenk ook dat je de concurrent alleen kunt bijbenen als je je werknemers de juiste tech aanreikt. Er moet dus dringend gehandeld worden. Hoe eerder je begint met digitaliseren, hoe beter je de concurrentie voor kunt blijven.

 

The post Betere bedrijfsresultaten met digitaliseren appeared first on Werktrends.

Zijn blended conferenties de toekomst?

De meest recente ontwikkelingen op het gebied van onderwijsinnovatie. Nieuwe ideeën en oplossingen in digitaal onderwijs en hoe die het onderwijs kunnen verbeteren. Deze onderwerpen, maar ook Digitalization en Future Learning, kwamen het afgelopen najaar aan de orde op de eerste LERU-conferentie, georganiseerd door de thematische groep Digital Education. Geïnteresseerden hoefden hiervoor niet per se naar Utrecht af te reizen. Deze conferentie was namelijk op een andere manier opgezet dan dat we van conferenties gewend zijn; blended.

Deze allereerste blended conferentie – die in totaal vier weken duurde – bestond uit twee elementen; een online deel en een face-to-face deel op de campus in Utrecht. Het face-to-face deel was alleen voor genodigden, maar was wel online te volgen. Het online deel van de conferentie daarentegen was open en voor iedereen toegankelijk. In de eerste drie weken konden met regelmaat webinars over verschillende onderwerpen gevolgd worden en deze online activiteiten werden in de vierde week afgerond met een face-to-face meeting op de campus in Utrecht. Het onderwijsinnovatieprogramma Educate-it van de Universiteit Utrecht heeft als lid van de thematische groep digital Education deze eerste LERU blended conferentie mede geïnitieerd, gefaciliteerd en ondersteund.

De opbrengsten

De League of European Research Universities (LERU) is een prominente voorstander van het bevorderen van fundamenteel onderzoek aan Europese universiteiten, wat bijdraagt aan het innovatieproces en de vooruitgang van de samenleving. Digital Education is een van de thematische groepen van de LERU en komt ieder half jaar bijeen op locatie bij een van de 23 deelnemende LERU-instellingen. Daar delen zij kennis en werken zij in een vijftal taakgroepen aan het verder brengen van Digital Education. Een van de belangrijkste redenen om een blended conferentie te organiseren was om de reeds bestaande kennis van en ervaringen met het gebruik van digitale oplossingen in het onderwijs zo breed mogelijk te verspreiden. En dat is gelukt! Meer dan 500 deelnemers uit 45 landen registreerden zich voor het open online gedeelte, waar ze middels webinars, seminars en paneldiscussies deelnamen aan verschillende interactieve sessies. Deze sessies werden ook gestreamd, opgenomen en opengesteld. Door voor deze open vorm te kiezen heeft een grote groep docenten, onderwijsondersteuners en andere geïnteresseerden de kans gekregen om een internationaal netwerk te creëren en de laatste ontwikkelingen op het gebied van onderwijsinnovatie te vernemen. Deelname aan de online conferentie kon op twee manieren: actief of passief. Actieve deelnemers namen deel aan de discussie in de Virtual Meeting Room (VMR) en wisselden kennis en ervaringen uit over specifieke onderwerpen in een online community op Slack. Passieve deelnemers konden via een stream op YouTube de webinar volgen of de opname op een later moment bekijken. In totaal zijn door de verschillende taakgroepen van de thematische groep Digital Education in drie weken 40 interactieve online sessies verzorgd.

Aan het tweedaagse on-campus event in Utrecht, dat voor een beperkt aantal deelnemers was opengesteld, hebben 93 deelnemers uit 23 van de 30 LERU- en Central European (CE7) Universiteiten deelgenomen. Parallel aan dit face-to-face deel van de blended conferentie is een special programma voor vice-rectoren Teaching and Learning van deze instellingen georganiseerd. Het doel hiervan was het faciliteren van een discussie over de uitdagingen, kansen en richtingen voor onderwijsverandering voor onderzoeksintensieve universiteiten in het digitale tijdperk. De belangrijkste uitdaging voor de instellingen is het aanpassen aan technologische en maatschappelijke veranderingen. Aansluitend hebben de vice-rectoren samen met collega’s van de Thematic Group Digital Education van gedachten gewisseld over het ‘Digitaal actieplan’ van de EU.

Voor de LERU thematische groep Digital Education is – naast het breed verspreiden van kennis over digitale oplossingen in het onderwijs – het samenwerken op het gebied van onderzoek van onderwijs ook een belangrijk doel. Hoe meer LERU-universiteiten op dit gebied gaan samenwerken, hoe meer en sneller we data verzamelen en des te sneller en beter het effect van digitalisering van het onderwijs kan worden vastgesteld. Het bijeenbrengen van change makers in het onderwijs en de vice-rectoren in de blended conferentie was een van de manieren om dit te bereiken. De blended vorm van de conferentie is ondersteunend geweest aan het realiseren van de doelen van de thematische groep Digital Education.

Daarnaast heeft de blended conferentie ook bijgedragen aan duurzaamheid en inclusiviteit, waarden die bij de Universiteit Utrecht hoog in het vaandel staan. Niet iedereen heeft immers de tijd of de financiële middelen om conferenties te bezoeken. Door conferenties online of blended aan te bieden kunnen ook zij bijblijven bij de laatste ontwikkelingen van belangrijke (onderwijs)onderwerpen. En doordat bij een blended en online conferentie niet of amper gereisd hoeft te worden, levert het ook een flinke bijdrage aan een beter milieu.

Organiseren van een blended conferentie

Zijn blended conferenties de toekomst? 1

De opbrengsten en voordelen van een blended conferentie zijn duidelijk. Maar er komt heel wat kijken bij het organiseren van deze vorm. De thematische groep Digital Education, hierbij ondersteund door het programma Educate-it van de Universiteit Utrecht, is hier een jaar van tevoren mee begonnen. De vijf verschillende taakgroepen waren verantwoordelijk voor het creëren van de inhoud van de (online) interactieve sessies. Aangezien deze taakgroepen zijn samengesteld uit medewerkers van de verschillende LERU-instellingen, moest hiervoor op afstand worden samengewerkt. Dit gebeurde veelal online door gebruik te maken van Cloud2Meet, de Virtual Meeting Room die beschikbaar werd gesteld door Ricoh Europe. Door tijdens de voorbereiding op de blended conferentie al gebruik te maken van de voorzieningen die de blended conferentie moeten ondersteunen kon reeds veel ervaring worden opgebouwd.

Naast het organiseren van de inhoudelijke kant van de (online) activiteiten, waren er de nodige technische uitdagingen om de conferentie in een blended vorm aan te kunnen bieden. Voor het zoeken en vinden van oplossingen was het partnerschap van de Universiteit Utrecht met Ricoh Europe onontbeerlijk. Omdat het succes van het online deelnemen aan de blended conferentie staat of valt met goede technische voorzieningen en uitstekende online verbindingen, is dit aspect ruim tevoren uitgebreid getest. Er zijn hiertoe zes Virtual Meeting Rooms ingericht voor de 40 webinars. Iedere VMR kan worden gekoppeld aan een YouTube-account, zodat de webinar ook gestreamd en opgenomen kan worden. Alle streamingsessies kunnen vooraf worden ingepland en daardoor kan de juiste streaminglink tijdig voor de deelnemers beschikbaar worden gesteld. Passieve deelnemers aan de webinars worden uitgenodigd om naar de stream te kijken op YouTube. Actieve deelnemers nemen plaats in de Virtual Meeting Room. Deze VMRs hebben elk een capaciteit van 50 deelnemers. Deelnemers kunnen mondeling en via chat vragen stellen en zo actief participeren aan de webinar. Vanuit het perspectief van beheer is besloten het aantal actieve deelnemers te maximeren op 25 deelnemers per webinar. Per room is één moderator (regisseur) die de webinars, voor zowel het actieve als passieve deel, regisseert. Het programma Educate-it van de Universiteit Utrecht heeft hiervoor werkstudenten opgeleid en ingezet.

De techniek

De LERU blended conferentie werd gesponsord en gefaciliteerd door het samenwerkende partnerschap van Ricoh Europe/Nederland en de Universiteit Utrecht. Het hoofddoel van deze sponsoring door Ricoh was om ervaringen op te bouwen met het technisch ondersteunen van een blended conferentie. Op deze manier konden zij proefondervindelijk ontdekken welke technische behoeften er zijn voor de verschillende online en face-to-face-activiteiten.

Tijdens het online gedeelte van de conferentie werden online activiteiten zoals webinars, seminars, paneldiscussies en keynotes aangeboden. Deze werden met succes gestreamd en opgenomen. Voor deze synchrone virtuele communicatie is de Cloud2Meet-oplossing van Ricoh gebruikt. Uit een groot aantal evaluatieve beoordelingen van de deelnemers bleek dat de meesten positief waren over de inzet van Cloud2Meet. Deelnemers die niet positief waren gaven aan dat niet alle streams goed werkten, het beeld soms bevroor en dat het soms moeilijk was om de presentatoren te horen. Wel gaven zij aan dat de ondersteuning ter plaatse goed was en er verder geen technische problemen waren.

Tijdens het on-campusdeel van de blended conferentie zijn zowel bij de plenaire sessies als bij de kleine groepsworkshops in totaal tien Ricoh Smart Boards gebruikt. Deze Smart Boards zijn gemakkelijk in gebruik en door één persoon te bedienen. Het gebruik van deze Smart Boards in de verschillende sessies, workshops en in de break out-sessies heeft goed uitgepakt. Voor het opnemen en live streamen van de plenaire sessies van het on-campus gedeelte is een 360 ​​gradencamera met microfoon gebruikt. Helaas bleek hiervoor in het historische Academiegebouw van de Universiteit Utrecht een bedrade configuratie nodig te zijn, die moeilijk te realiseren bleek. Het live streamen van 360 video op afstand is niet onmogelijk om te realiseren, maar er is nog meer ervaring nodig om de juiste positie voor een goede opname te krijgen.

De small group sessies (workshops, demonstraties, trainingen, seminars en paneldiscussies) op het on-campus gedeelte waren zowel toegankelijk voor deelnemers die fysiek aanwezig waren als voor online deelnemers. Vanwege de interactieve opzet (subgroepdiscussies met veel interactie) van de sessies was het voor online deelnemers erg lastig om actief deel te nemen. Voor een vervolg op deze blended conferentie moeten hiervoor verschillende opstellingen uitgewerkt worden en de juiste hardware configuraties voor het online faciliteren van interactie in kleine subgroepen worden gerealiseerd.

In de voorbereidingen van de blended conferentie is veel aandacht besteed aan de instructie van de presentatoren en waren er voldoende mogelijkheden plus ondersteuning om voor het online gedeelte van de conferentie te controleren, te trainen en te repeteren. We hebben geconstateerd  dat de meeste presentatoren en deelnemers deze mogelijkheden ter voorbereiding niet hebben gebruikt. Dit zou een van de verklaringen kunnen zijn voor enkele lagere beoordelingen van deelnemers voor de gebruikte techniek. Voor een vervolg van een blended conferentie is een vrijwillige instructie voor de presentatoren van online activiteiten niet voldoende. Voor het welslagen van de online sessies is het een randvoorwaarde dat de presentator (en de deelnemers) ervoor zorgen dat ze goed voorbereid zijn en vooraf een technische repetitie- en trainingsoefening hebben. Het ontwikkelen van een online trainingsfaciliteit, die presentatoren en deelnemers zelf kunnen bezoeken, is daarvoor van harte aan te bevelen. Evenals het zorgen voor een (virtuele) tutor die ondersteuning, begeleiding en feedback aan de presentatoren en deelnemers kan bieden. Praktijkoefeningen en een goede voorbereiding zijn essentieel voor de kwaliteit van de online activiteiten.

Zijn blended conferenties de toekomst?

De ervaringen van Educate-it met de allereerste blended conferentie laten de potentie zien voor het in de toekomst breder toepassen en inzetten van (online en) blended conferenties. Voor mensen die niet de financiële middelen, tijd of mogelijkheden hebben om een ​​congres fysiek te bezoeken is het een uitkomst en draagt het bij aan het – op een laagdrempelige manier – verspreiden van kennis.

Uiteraard draagt een online of blended conferentie ook bij aan duurzaamheid omdat er niet of minder gereisd hoeft te worden door de deelnemers. Om de digitale toegankelijkheid tot een blended conferentie te vergroten moeten de toegang, verbindingen en manieren om samen te werken verder worden verbeterd. Online en op afstand samenwerken in het onderwijs zal steeds normaler worden, maar kent nog meer en andere uitdagingen dan de zakelijke online vergaderingen die in het bedrijfsleven al volop worden toegepast.

Het zal ook in de toekomst zeker belangrijk blijven om collega’s fysiek te blijven ontmoeten. Wat dat betreft zal online interactie op afstand de face-to-face bijeenkomsten niet volledig gaan vervangen. Maar met de zich steeds verder verbeterende techniek en communicatiemiddelen, zoals 360 graden videocamera’s, het 5G netwerk en de technologie van hologrammen, zal online samenwerking en communicatie op afstand steeds normaler en realistischer worden.

The post Zijn blended conferenties de toekomst? appeared first on Werktrends.

Robot Remo geeft antwoord [deel 3]

Van mkb tot grootzakelijk: steeds meer organisaties profiteren van robotisering. Wil jij dit ook? En heb je een robotiseringsvraag? Stel ‘m aan expert Remo, Robot Remo geeft antwoord. Deze keer het antwoord op de vraag: “Welk proces is voor financiële instellingen en accountantskantoren geschikt om te robotiseren?”

Als financiële instelling of accountant ben je verplicht om nieuwe relaties of klanten te screenen via een ‘customer due diligence’. Dit onderzoek kent veel handelingen, die doorgaans handmatig worden uitgevoerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens opzoeken in openbare bronnen, zoals Google of de data van het BKR. Al die data moet worden verzameld en opgeslagen. Arbeidsintensief én tijdrovend.

Research? Dát doet de robot!

Het kan een stuk efficiënter! Dit proces is namelijk bij uitstek geschikt om door een softwarerobot uit te laten uitvoeren. Deze zogenoemde ‘know your customer’-robot (KYC) kan menselijk gedrag kopiëren. Je vertelt de robot stap voor stap welke handelingen hij moet uitvoeren en hij gaat automatisch voor je aan het werk. Handig in deze situatie: de robot wijkt nooit van de acties af die jij hem opdraagt. De foutkans wordt hierdoor tot een minimum beperkt.

Data doorzoeken, verzamelen en opslaan

Wat de robot dan allemaal kan? Nou, heel veel. Je kan hem opdragen Google te doorzoeken, bedrijfsinformatie te verzamelen, social media door te struinen en openbare bronnen te raadplegen, zoals registers van het BKR, de KvK of het Kadaster. Eigenlijk kan de robot alle bronnen doorzoeken, zolang deze openbaar zijn én je hem precies uit kan leggen wat hij moet doen.

Heeft de robot de informatie eenmaal gevonden? Dan kan hij de data ook overzichtelijk voor je op een rij zetten en opslaan in een database of Document Management Systeem.

Supersnel resultaat

Het grote voordeel? De robot doet de customer due diligence in een fractie van de tijd dan wanneer wij mensen ermee aan de slag gaan. En terwijl de robot het onderzoek uitvoert, houden de menselijke collega’s tijd over voor meer specialistisch (en uitdagender) werk, zoals de gevonden informatie daadwerkelijk interpreteren en in context plaatsen.

Robot Remo geeft antwoord 5

Stel je vraag

Heb jij ook een robotiseringsvraag? Stel hem onder dit artikel aan Remo, Robot Remo geeft antwoord. Wie weet zie jij het antwoord binnenkort terug in deze rubriek.

The post Robot Remo geeft antwoord [deel 3] appeared first on Werktrends.

Vier verschillende generaties op het werk

Volgens onderzoek onder 4580 werknemers vindt 71% een werkplek met meerdere generaties een aanwinst voor een bedrijf. 76% vindt het prettig om met collega’s van verschillende leeftijden samen te werken. Welke generaties zijn er?

Vier verschillende generaties op het werk 8

Babyboomers

Babyboomers hechten waarden aan financiële zekerheid en een vaste baan. Hierdoor zijn ze erg loyaal en blijven ze lang bij één werkgever werken. Deze generatie heeft verreweg de beste arbeidsvoorwaarden, zowel primair als secundair. Echter blijven babyboomers digital immigrants: zij hebben zich de digitale vaardigheden later aan moeten leren. Maar ze staan wel open voor nieuwe technologische ontwikkelingen.

Generatie X

De babyboomers worden opgevolgd door generatie X. Ze groeiden op in minder rooskleurige tijden dan hun voorgangers. En kregen al jong te maken met hoge jeugdwerkeloosheid. Een van de meest genoemde krachten van generatie X is dat zij met twee benen op de grond staan. Ze zijn nuchter, kunnen goed reflecteren en relativeren. Hierdoor kennen ze hun eigen sterke en zwakke punten. Ook kunnen ze goed omgaan met feedback. De down-to-earth mentaliteit en het reflectievermogen maakt deze generatie prettige leidinggevenden, die jongere collega’s goed kunnen coachen en ondersteunen.

Generatie Y en Z (Millenials)

Wat Millenials totaal anders maakt dan hun voorgangers, is dat ze zich geen leven zonder internet kunnen voorstellen. Ze zijn opgevoed door nuchtere generatie X-ouders. Die opvoedstijl nemen ze ook mee naar het werk. Ze willen zichzelf niet te lang vastleggen bij één werkgever omdat ze andere verwachtingen van mobiliteit hebben. Millennials willen continu nieuwe ervaringen opdoen. Ze ervaren vaak stress door hun eigen perfectionisme en angst om te falen. Hierdoor zijn ze gevoelig voor een burn-out.

Vier verschillende generaties op het werk 2

Generaties verbinden

Hoe snel en digitaal generatie Y en Z ook zijn, óók zij willen graag leren van ervaren collega’s of managers. En oudere generaties geven aan dat ze het samenwerken met junioren erg leuk vinden omdat het hen fris houdt. Maar hoe maak je als organisatie kennisuitwisseling tussen jonge en oudere collega’s mogelijk?

1. Begin bij jezelf

Als manager is het belangrijk om eerst te kijken tot welke generatie jij behoort en met welke bril jij naar werknemers van andere generaties kijkt. Door te beginnen bij jezelf, krijg je een beter beeld van je eigen voorkeuren en talenten. Om zo te ontdekken waar een collega of werknemer jou in kan aanvullen.

2. Laat werknemers van elkaar leren

Werknemers leren graag van elkaar. Van samenwerken steken zij enorm veel op. Met duo’s kun je dit handen en voeten geven. Hierbij kun je denken aa een jongere en een oudere werknemer die samen de handen uit de mouwen steken in een project. De jongere werknemer kan bijvoorbeeld een IT-cursus geven aan de oudere werknemer.

3. Ontwikkel empathie

Er kan alleen verbinding op het werk zijn wanneer er voldoende begrip is voor elkaar. Daarom is het belangrijk om empathie te ontwikkelen bij jezelf en je personeel. Het doel hiervan is dat iedereen vaker door de ogen van de ander gaat kijken. Hiermee voorkom je onbegrip. Werknemers hebben zo minder snel onenigheid.

Empathie ontwikkelen hoeft niet moeilijk te zijn. Zo kunnen er ontmoetingen worden georganiseerd waarbij je meer uitwisselt dan feiten en meningen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld ook de ruimte krijgen om te vertellen wat hen thuis en op het werk bezighoudt. Zo leert iedereen elkaar op een andere manier kennen.

4. Sta stil bij successen en fouten

In het bedrijfsleven behaal je successen nooit alleen. Je behaalt ze samen als een team van verschillende mensen. Dit laat zien dat je succes bereikt door samen te werken, vaak met werknemers van verschillende generaties. Door stil te staan bij deze successen benadruk je dat jullie er samen de schouders onder hebben gezet.

Ook is het belangrijk om aandacht te besteden aan fouten. Iedereen maakt fouten. Ze bieden de mogelijkheid om ervan te leren. Zeker wanneer je hier constructief mee omgaat, zodat werknemers open kunnen zijn over hun fouten. Zo kan iedereen er hun voordeel mee doen en het gebruiken als casestudies.

5. Zorg voor diverse teams

Als leidinggevende wil je het beste uit je werknemers halen. En dus ook uit alle talenten en voorkeuren die de verschillende generaties met zich meebrengen. Dit kun je bereiken door te zorgen voor diverse teams waarin generaties gemixt worden. Doe dit niet alleen bij het aannemen van personeel, maar ook bij het samenstellen van teams.

Op deze manier zorg je voor diversiteit wat allerlei voordelen met zich meebrengt. Zo geef je het innovatieve vermogen van je bedrijf een flinke impuls, omdat uiteenlopende manieren van denken zijn vertegenwoordigd. Van spontane ideeën van een jonge werknemer tot doorgetimmerde plannen van een oudere werknemer.

Naarmate de ontwikkelingen op de werkplek zich dus uitbreiden, biedt dit meer mogelijkheden voor innovatie, samenwerking en succes. We hebben tenslotte allemaal meer gemeen met elkaar dan we oorspronkelijk dachten. Als de medewerkers van verschillende generaties zich verenigen, zijn ze samen op weg om grote dingen te bereiken


Lees meer over het Workforce United onderzoek en bekijk de infographic.


The post Vier verschillende generaties op het werk appeared first on Werktrends.